Найти контакт Илона Маска и запустить новый продукт: что умеет персональный ассистент

Хороший ассистент решает множество задач — от ведения социальных сетей руководителя до запуска новых продуктов компании. Если работа с ассистентом выстроена грамотно, бизнес-лидер в разы повышает свою эффективность. Марина Егорова, основатель компании по подбору и обучению бизнес-ассистентов Smart&Talented, рассказывает, как ее школа учит универсальных специалистов, какие навыки ценятся у ассистентов и почему девушки в этой профессии эффективнее мужчин

— Вы основали компанию в 2016 году, когда, по вашим словам, в бизнесе была острая нехватка квалифицированных ассистентов. В 2024 году этот дефицит все еще ощущается?

— Восемь лет назад не было такого количества ассистентов, и, что важнее, в этой профессии не было школ — ассистенты в основном были самоучками. 

Деятельность нашей школы смогла изменить саму культуру работы ассистентов. Мы показали бизнесу, что хороший ассистент — это нечто среднее между партнером и операционным директором, что он может расти внутри компании. Я сама после восьмилетнего опыта ассистентом стала проектным менеджером, потом СЕО компании, а затем, в 2016 году, запустила свой бизнес. 

— Отслеживаете ли вы карьерный путь выпускников? Какие траектории роста есть у ассистентов внутри компании?

— Мы следим за деятельностью выпускников. Агентство ведет базу данных, куда заносит все шаги ассистента — какие собеседования он прошел, куда устроился работать. Также у нас есть черный список ассистентов, которые проявили себя не с лучше стороны. 

Рост внутри компании чаще всего происходит до операционного директора, административного директора, руководителя family-офиса, некоторые уходят в HR или event-отделы. Некоторые ассистенты создают свои консьержи, где ведут несколько клиентов. 

— Снизился ли сегодня спрос на ассистентов?

— Спрос на ассистентов не снижается — появляются новые предприниматели, опытные бизнесмены проходят дополнительное образование, в рамках которого, в частности, учат правильно подбирать ассистента. Мы не закрыли спрос на ассистентов, но существенно повлияли на качество специалистов на рынке труда. Спрос не может быть удовлетворен в полном размере, потому что на старте профессии у ассистентов не самые высокие зарплаты, а работы сложная — не все готовы этим заниматься. Наша задача сегодня — привлечь к профессии больше людей. Для этого мы планируем бесплатно предоставить наш флагманский онлайн-курс карьерным центрам, региональным компаниям и т.д. В рамках нашего курса ученик получает все необходимые для работы знания и навыки: от ведения календаря до управления командой и проектами — и выходит на рынок труда компетентным специалистом, который может в полном объеме решить задачи руководителя и компании. 

— Какой помощи ожидает руководитель от ассистента сегодня? 

— Функции ассистента зависят от конкретного бизнеса и конкретного руководителя. Чаще всего это создание партнерских программ, операционная деятельность, контроль и координация топ-менеджеров, формирование корпоративной культуры компании. 

При этом основная и самая универсальная задача ассистента — это коммуникации и помощь в построении социального капитала. На плечи ассистента ложится поддержание существующих связей руководителя и налаживание новых контактов. Частая история среди наших выпускников — ассистент одной приемной выстраивает взаимоотношение с ассистентом другой приемной. А потом из этого взаимодействия рождаются совместные проекты. 

— Чему учит школа ассистентов? На какие дисциплины делается упор? 

— В школе несколько направлений, занятия ведут 35 преподавателей. Есть блок коммуникации с руководителем, в которую включены соционика, гарвардская концепция Managing up, этикет-протокол. Другие блоки касаются делопроизводства, взаимодействия с VIP, family-офисами, отдельными курсами преподаются работа с клиентами из списка Forbes, органами власти, управление проектами, публичные выступления, стрессоустойчивость, эмоциональный интеллект, искусственный интеллект, безопасность и конфиденциальность. 

— В каких форматах работает школа?

— Обучение. Мероприятия. Активное профессиональное сообщество.

— Можно ли сказать, что за восемь лет существования школы набор дисциплин как-то существенно изменился? 

— Базовый набор личных качеств и навыков профессионального ассистента остаётся неизменным. Руководители хотят видеть рядом с собой самостоятельного, инициативного помощника, готового взять на себя ответственность и выполнить задачу без лишних вопросов.

Что касается конкретных трендовых навыков, то, конечно, главным нововведением стал искусственный интеллект. Поэтому мы сразу включили модуль по работе с искусственным интеллектом в наш флагманский курс.

Также добавились программы по выстраиванию взаимоотношений, международное сотрудничество и выстраивание работы руководителя на цифровых платформах.

Мы стараемся своевременно обновлять наши курсы под запросы рынка. В месяц к нам приходит около 400 запросов на подбор помощников. Если мы видим среди этих запросов конкретный тренд на какой-то навык, мы добавляем его в программу обучения. В последние годы чаще стали приходить запросы от руководителей на развитие личного бренда — ведение соцсетей, взаимодействие с PR.

— Требования к ассистентам достаточно обширные. А есть ли у вас проверка руководителей? 

— Заказчики у нас все адекватные. Бывают сложные руководители, но даже для такого всегда найдется кандидат, который с ним справится, который настроен на то, чтобы ставить перед собой вызовы и пробовать себя в новых задачах. Для нас пример неадекватности руководителя — это когда он предъявляет очень высокие стандарты к ассистенту, но при этом готов платить лишь 40 000 рублей в месяц.

Мы регулярно проводим мероприятия как для ассистентов, так и для руководителей, где рассказываем, как выстраивать эффективную коммуникацию и гармоничные отношения, которые приведут к росту и развитию сотрудника и всей компании. Радует, что все больше руководителей осознают реальный вклад ассистента в развитие бизнеса и перестают воспринимать эту профессию, как «девочку на побегушках».

Все наши клиенты получают подробное руководство по адаптации ассистента, которое позволяет быстро встроить нового сотрудника в компанию, чтобы он в течение месяца забрал на себя всю рутину и освободил руководителю максимум времени для по-настоящему важных дел. 

— У школы есть сообщество ассистентов. Сколько в нем человек? Какую функцию оно выполняет? Что оно дает выпускникам?

— Комьюнити существует с самого основания агентства — это база наших кандидатов, а также людей, которые были приглашены на мероприятия. Это около 14 000 человек. Из этого количества есть 1900 активных участников, которые добавлены в чат, среди них около 60 ассистентов миллиардеров, топ-менеджеров крупнейших компаний, представителей власти и селебрити. 

Комьюнити создавалось для того, чтобы настроить коммуникацию между ассистентами. Сегодня оно превратилось в мощную консьерж-службу, где можно решить любой запрос. Вообще любой — однажды в чате по запросу одного участника за шесть минут нашли контакт Илона Маска. Среди других задач, с которыми сталкивались члены сообщества — запустить бутылку вина в космос, за полчаса найти карету в Москве и пр. 

Существует много чатов ассистентов, но наш особенный — закрытый чат, в котором каждый пользователь верифицирован. Я лично знаю каждого человека, мы регулярно проводим аудит этого чата, чтобы знать, кто какую должность сейчас занимает, кто в какой стране работает. В чате есть модератор, который следит за всеми сообщениями. На базе этого сообщества мы создаем ИИ-консьержа для В2В- и В2С-запросов, который будет называться ASSISTA. 

— Ваше агентство работает в 32 странах мира. Из каких стран приходят запросы?

— Это США, вся Европа, страны СНГ, регион Ближнего Востока, Бразилия, ОАЭ, особенно, Дубай, куда я недавно переехала. Жизнь в Дубае помогает мне интегрировать агентство в международный рынок и комьюнити и масштабироваться на весь мир.

Частые запросы от англоязычных руководителей в последнее время приходят на онлайн-ассистентов. И это замечательно, потому что у нас в базе много ассистентов с хорошим знанием языка, готовых работать удаленно. При этом для ассистентов $1 тыс. — это прекрасная мотивация, а для руководителя это вполне комфортная сумма. 

Также мы привлекаем локальных кандидатов на внешних рынках. Наши рекрутеры в агентстве говорят на 11 языках. 

— Как вы обучаете ассистентов национальным особенностям при работе в разных странах?

— Да, конечно, менталитет и национальные особенности важны в работе, поэтому у нас быстро появился урок по Дубаю, когда мы заметили увеличение запросов из этого региона. В этом уроке рассмотрены особенности ведения бизнеса в стране, процедуры регистрации новой компании, менталитет и протоколы общения. 

— Какое соотношение между учениками школы по гендеру?

— В основном, это девушки. Около 7% студентов — парни. Девушки лучше справляются с задачами ассистента — они более многозадачные и устойчивые к стрессовым ситуациям. 

— Кто ваш ассистент? На какие навыки и личные качества вы обращали внимание при поиске?

— У меня два ассистента — одна в Москве, занимается административными делами, связанными со школой и агентством, а также моими личными запросами, вторая в Дубае — бизнес-ассистент, занимающийся развитием партнерских программ и запуском консьерж-сервиса. Помощницу в Москве мы нашли вне школы, а помощница в Дубае — член нашего комьюнити уже около семи лет. 

Для Анастасии, московской помощницы, главное требование была скорость реагирования — возможность быстро отвечать на задачи, реагировать на запросы. Для Галины в Дубае — умение систематизировать информацию, искать партнеров и структурировать их.