Как ИИ меняет привычные инструменты управления проектами

Искусственный интеллект расширил возможности привычных программ. Например, в сфере управления проектами он настраивает календарь, поддерживает коммуникацию и контролирует реализацию задач 

Инструменты, созданные с использованием искусственного интеллекта, в состоянии помочь менеджерам проектов выполнять множество повторяющихся административных задач, таких контроль исполнения заданий, хранение файлов и другие рутинные процедуры. По сути это цифровые помощники, которые в состоянии поддерживать организационные процессы.

Сотрудники HubSpot рассказали про 10 инструментов на базе искусственного интеллекта, которые сами регулярно используют в управлении проектами. 

1. Asana 

Asana — интуитивно понятный инструмент, который помогает отслеживать задачи в реализации проекта и выстраивать общение с командой. Он наиболее удобен для долгосрочных проектов, в которых участвуют представители разных отделов, разных компаний или даже специалисты из разных стран. 

Один из главных плюсов Asana — компонент искусственного интеллекта, помогающий в планировании и отслеживании задач, а также в составлении разного рода контента, необходимого в рамках проекта. Программа самостоятельно редактирует статус проектов и указывает на те, реализация которых находится под угрозой. 

Для личного использования в программе предусмотрен бесплатный пакет, стартовый пакет для команд обойдется в $10,99 в месяц, расширенный — $24,99 в месяц. 

2. ClickUp 

Как и Asana, ClickUp помогает управлять командами, а также размещает комментарии к проектам и задачам. Особенность программы — возможность обобщения содержания. Например, искусственный интеллект может проанализировать длинные заметки со встреч или отчеты и сделать их емкую выжимку. Искусственный интеллект ClickUp также имеет функцию перевода, которая полезна для удаленных команд, работающих по всему миру.

У ClickUp также есть бесплатный пакет, другие тарифные планы — от $7 до $12 в месяц в зависимости от функций, каждый новый пользователь обойдется компании в $5. 

3. Monday

Monday — самая дорогая программа в списке, однако она имеет самый широкий функционал. Помимо управления проектами, пользователи Monday могут управлять своей CRM для продаж. Также инструмент самостоятельно создает отчеты по проектам, включая статистику эффективности отдельных сотрудников. 

«Ассистент» Monday, работающий на базе искусственного интеллекта, может самостоятельно разрабатывать план реализации проекта и рекомендовать отдельные шаги для более эффективной работы. 

У инструмента есть бесплатный план с ограниченным функционалом, более расширенные пакеты стоят от $9 до $57 в месяц.

4. Basecamp

Благодаря функциям Move the Needle и Mission Control от Basecamp вы можете оценить эффективность проекта после его завершения. Для текущих проектов инструмент регулярно собирает данные и предупреждает о незавершенных задачах, которые ставят реализацию проекта под угрозу. 

Basecamp подходит очень крупным командам, чья численность превышает 57 человек. Каждый новый пользователь обойдется компании в $15 в месяц, но существует общий безлимитный план для крупных команд, который стоит $299 в месяц. 

5. Trello

Trello интуитивно понятен и прост в использовании. Он отлично подходит тем, кто редко сталкивается с крупными и длительными проектами. 

ИИ-стратегия Tello помогает в общем управлении проектами и повышении производительности. Проекты или задачи автоматически помечаются приоритетом, чтобы команда работала над наиболее важными задачами в первую очередь.

Trello — один из самых дешевых инструментов управления проектами. Есть бесплатный тариф, а стоимость пакетов варьируется от $5 до $10 за пользователя в месяц в зависимости от функционала. 

6. Motion

Особенность Motion — в удобных функциях календаря. Помимо прочего, инструмент на базе искусственного интеллекта поможет планировать встречи, удобные для всей команды. Вы устанавливаете предпочтительное время, а Motion’s Meeting Assist определяет приоритетность желаемого времени встречи и доступности участников встречи. 

Также календарь в Motion можно синхронизировать с другими календарями на своих устройствах — с Outlook и Google. Включив это расширение, встречи по проекту будут дублироваться в ваш личный календарь. 

У приложения есть бесплатная пробная 14-дневная версия, подписка на одного человека — $19 в месяц, а также подписка для команд — $12 за пользователя в месяц. 

7. OneCal

Некоторые элементы OneCal пересекаются с функциями Motion, например, синхронизация календаря и система бронирования времени. Однако преимуществом OneCal является то, что вы можете настроить систему бронирования встреч, чтобы коллеги сами могли выбрать свободное время в вашем календаре.

Стоимость подписки — от $4 до $25 в месяц в зависимости от объема команды и необходимого функционала. 

8. Notion

Notion — интуитивно понятный инструмент, который позволяет хранить всю документацию по проектам в одном месте. Функционал Notion напоминает виртуального помощника, который помогает составить документы и письма, подсказывает приоритетность задач и позволяет быстро переключаться между разными проектами. 

У программы есть бесплатный базовый пакет, а более расширенные стоят от $8 до $15 в месяц за пользователя. 

9. Slack

Привычный для многих команд Slack тоже находится в этом списке. Он полезен для точечных и срочных коммуникаций с членами команды. Если для реализации проекта нужен постоянный чат с разными членами команды и при условии, что все эти члены своевременно реагируют на сообщения, то Slack — идеальный инструмент. 

Также Slack позволяет вести беседы в созданных потоках, например, по конкретной задаче внутри проекта. А с помощью искусственного интеллекта можно получить короткую сводку по каждому потоку. Если сообщения вам приходится отправлять регулярно, вы можете автоматизировать их, чтобы Slackbot отправлял их от вашего имени.

У Slack  есть бесплатный пробный период, по его завершению стоимость пакетов варьируется от $7,25 до $12,50 за пользователя в месяц. 

10. Loom

Loom отличается от других приложений в этом списке. Его особенность — общение при помощи видеосообщений. Вы можете записывать видео с возможностью совместного использования экрана. Генеративный искусственный интеллект назовет ваше видео за вас. Также ИИ проанализирует видео и составит его письменное описание. 

Бесплатный тариф предполагает 25 видеороликов продолжительностью 5 минут, далее нужно платить $12,50 за пользователя в месяц, а функции искусственного интеллекта можно добавить за $4 в месяц.