Как сократить время на бесполезные совещания

Автор бестселлеров по управлению бизнесом «В поисках совершенства», «Менеджмент освобождения» и многих других Том Питерс рассказал McKinsey, как превратить бесконечный поток встреч, которые отнимают рабочее время, в продуктивное общение с командой

В материале, опубликованном на сайте McKinsey, эксперт утверждает, что, прежде, чем назначить встречу, нужно ответить себе на три основных вопроса:

1. Насколько нужна эта встреча? Один из главных врагов эффективности —  ненужное повторение привычных вещей. Подумайте, правильно ли выбрана частота встреч — возможно, стоит заменить еженедельные на ежемесячные. Также задайте себе вопрос, верно ли выбран формат — возможно, некоторые решения должны приниматься не группой лиц, а одним менеджером.
2. Для чего эта встреча? Название собрания и его цель — разные вещи. Чтобы улучшить информированность участников и понимать, к чему должно привести совещание, назначьте секретаря встречи. Этот человек собирает необходимые материалы перед сессией, рассылает их команде и отслеживает эффективность совещаний.
3. Какова роль каждого? Встреча не будет эффективной, если на ней нет того, кто принимает финальное решение. Роль остальных участников тоже должна быть предельно ясна — расплывчатая ответственность в современном мире стоит слишком дорого.

Если вы точно знаете, что встреча нужна, если вы определили ее цель и обрисовали роли всех ее участников, назначайте совещание. При этом эксперт советует разделить совещания на три основные группы, чтобы четко понимать, как именно их проводить:

1. Совещания для принятия решений. Эти встречи могут быть посвящены обсуждению рутинных или неординарных задач. В обоих случаях нужно четко разделять роли участников и завершать встречу принятием решения, даже если с формулировкой этого решения согласны не все участники. 
2. Креативные решения и координационные встречи. Это совещания по внедрению инноваций или по взаимодействию различных подразделений компании. Здесь важно давать участникам возможность предлагать высказать собственное мнение. Такие сессии тоже должны завершаться принятием решения. Если у участников не хватает полномочий, они могут принять проект решения и вынести этот документ на рассмотрение топ-менеджмента. 
3. Встречи для обмена информацией. Этот тип совещаний Том Питерс считает самым неэффективным, но у таких встреч есть польза: во-первых, живое общение более эффективно, чем изучение отчетов. Во-вторых, такие встречи полезны в ситуации, когда нужно взглянуть на проблему под другим углом или когда нужно поделиться конфиденциальными сведениями. 

Согласно исследованию Стивена Рогельберга из Университета Северной Каролины, более 30% совещаний сотрудники американских компаний считают совершенно бесполезными. 73% сотрудников занимаются на них другими задачами, а 90% — уходят в свои мысли. При этом ежегодный ущерб от таких встреч только для компаний США оценивается в $101 млн.